Поставка и приёмка · Для компаний
Поставлена только часть товара: как зафиксировать недопоставку
Построчная сверка спецификации и полученной партии, пример расчёта недопоставки и сообщения поставщику. Как не перепутать недостачу с поставкой по графику.
Сравните не общую сумму накладной, а каждую позицию: единицу измерения, согласованное и принятое количество. Проверьте график партий, зафиксируйте расхождение при приёмке и направьте поставщику письменное уведомление.
В этом материале
Недопоставка или согласованная отдельная партия
Сначала откройте график, спецификацию и подтверждение заказа. Если 100 единиц согласованы двумя партиями по 50 и срок второй ещё не наступил, первая накладная на 50 сама по себе не доказывает нарушение. Если в срок должны были передать все 100, а фактически принято 70, остаток требует отдельной фиксации.
Разделите количество мест и количество изделий. В документах могут быть коробки, а в спецификации — штуки. Запишите коэффициент пересчёта и источник упаковочных данных. Склад не должен подтверждать 100 изделий только потому, что приехало указанное число палет.
Пример таблицы недопоставки
Вымышленная поставка: три артикула, одна дата передачи. Стоимость единицы ниже — итоговая договорная цена для арифметического примера. Налоговые реквизиты и оформление корректировки здесь не рассчитываются.
| Позиция | По спецификации, шт. | Получено, шт. | Не хватает, шт. | Цена, ₽ | Расхождение, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| Клапан А | 40 | 35 | 5 | 2 000 | 10 000 |
| Датчик Б | 20 | 20 | 0 | 3 000 | 0 |
| Крепление В | 100 | 80 | 20 | 500 | 10 000 |
| Итого стоимость недопоставки | 20 000 |
Стоимость согласованной партии — 190 000 ₽, фактически полученного количества — 170 000 ₽. Разница 20 000 ₽ описывает недопоставленные позиции; она ещё не определяет итоговый долг с учётом авансов, возвратов и согласованных изменений.
Что сохранить при приёмке
- Спецификацию и накладную с номерами, датами и единицами измерения.
- Результат пересчёта, сведения об участниках приёмки, фото маркировки и упаковки.
- Отметки в сопроводительных документах по применимому порядку приёмки; отдельный акт расхождений, если он предусмотрен.
- Уведомление поставщика и подтверждение его отправки. При перевозке — документы, позволяющие отделить отгрузку от утраты в пути.
Статья 513 ГК РФ связывает приёмку с проверкой количества и качества и незамедлительным письменным уведомлением о выявленных несоответствиях. Конкретный порядок и сроки осмотра проверяют по договору и применимым правилам. Не придумывайте универсальные «три дня», если такого срока в вашей сделке нет.
Сообщение поставщику и решение по остатку
Учебный фрагмент: «При приёмке партии по спецификации № 7 выявлено отсутствие 5 клапанов А и 20 креплений В. Таблица расхождений и материалы приёмки приложены. Просим подтвердить причину расхождения и дату передачи недостающих позиций». Перед отправкой уточните, является ли сообщение уведомлением о факте или уже претензией с выбранным требованием.
Статья 466 ГК РФ предусматривает варианты требований при передаче меньшего количества; при поставке также учитываются специальные правила и согласованные условия. Если планируете отказаться от полученной партии или требовать возврат всей оплаты, отдельно проверьте основание и последствия. Не подменяйте этим решение склада о фактическом количестве.
Когда остаток доставлен, внесите вторую накладную в реестр и закройте только соответствующие строки. Для дальнейшего согласования пригодится рекламация по поставке, а расчёты можно проверить в таблице сверки.
Учебные файлы
Пример недопоставки по трём позициям. В CSV — количество и стоимость расхождения, в TXT — порядок проверки и пример уведомления. Это учебные данные, не акт приёмки вашей поставки.
Заполненная таблица — CSV ↓Разбор и рабочие формулировки — TXT ↓Источники
Проверьте условия своей сделки
Укажите сторону договора и важные для вас условия. Разберите замечания и предложенные редакции перед согласованием.