Расчёты и сверка · Для компаний
Сверка расчётов по нескольким договорам с одним контрагентом
Как разделить поставку, услуги и авансы, не потеряв общий итог. Пример реестра по трём договорам и проверка платежа с неоднозначным назначением.
Сначала рассчитайте остаток по каждому договору, затем сформируйте общую сводку. Не переносите аванс между договорами автоматически: назначение платежа и основание перераспределения требуют отдельной проверки.
В этом материале
Почему общего сальдо недостаточно
Одна компания может одновременно покупать товар, заказывать обслуживание и перечислять аванс за следующую партию. Общая цифра по контрагенту удобна для обзора, но не объясняет, что уже подлежит оплате и что ещё ожидает исполнения. Начните с отдельного реестра для каждого договора и одной валюты.
Для каждой строки сохраняйте договор, приложение или заказ, документ исполнения, платёж и срок. Если номер договора в назначении отсутствует или противоречит другим документам, поставьте статус «нужно распределение». Не закрывайте им ближайший долг только ради совпадения общей суммы.
Пример сводки по трём договорам
Вымышленный пример с позиции поставщика: положительный остаток — долг покупателя, отрицательный — сумма оплат сверх отражённого исполнения. Все суммы рублёвые. Общий арифметический итог не означает взаимозачёт или согласованное перераспределение.
| Договор | Начальный остаток, ₽ | Исполнение, ₽ | Оплаты, ₽ | Конечный остаток, ₽ | Смысл остатка |
|---|---|---|---|---|---|
| Поставка № 12 | 30 000 | 160 000 | 150 000 | 40 000 | Долг по поставке |
| Обслуживание № 18 | 0 | 50 000 | 20 000 | 30 000 | Неоплаченная часть услуг |
| Будущая партия № 23 | 0 | 0 | 60 000 | −60 000 | Аванс под будущую поставку |
| Арифметическая сводка | 30 000 | 210 000 | 230 000 | 10 000 | Не заменяет остатки по каждому договору |
Несмотря на общий итог 10 000 ₽, по первым двум договорам остаются отдельные суммы 40 000 и 30 000 ₽, а по третьему — аванс 60 000 ₽. Сроки и правовые основания их погашения могут отличаться. Если нужен перенос или зачёт, оформите и проверьте его отдельно, не выводите его из этой таблицы.
Как разбирать платёж без понятного назначения
- Сверьте платёжное поручение с выпиской и счётом, на который ссылается плательщик.
- Проверьте переписку и правила распределения платежей в договоре; не подменяйте их устным предположением.
- При необходимости запросите уточнение у контрагента и согласуйте основание изменения распределения.
- После подтверждения измените связанные реестры и проверьте, что общий платёж учтён один раз.
Для контрольного примера: платёж 25 000 ₽ ошибочно отнесён к услугам, но подтверждено его назначение по поставке. Исправление уменьшает остаток по поставке и увеличивает остаток по услугам на одинаковые 25 000 ₽. Общая сумма по контрагенту не меняется — поэтому общий итог такую ошибку не выявляет.
Что направить на согласование
Отправьте общую сводку, отдельные таблицы по договорам и список нераспределённых операций. В письме явно укажите период и валюту. Получатель должен иметь возможность перейти от общего остатка к каждой накладной и оплате, а не собирать расшифровку из нескольких переписок.
В Договорике сверку можно составить по одному выбранному набору операций и выгрузить в CSV. Материал не обещает автоматическую загрузку из бухгалтерии или автоматическое распределение платежей: сначала подготовьте подтверждённые исходные данные.
Учебные файлы
Пример сводки трёх договоров в одной валюте: два долга и один аванс. CSV — таблица для самостоятельного заполнения, TXT — правила проверки; автоматического переноса денег между договорами нет.
Заполненная таблица — CSV ↓Разбор и рабочие формулировки — TXT ↓Продолжите работу над договором вместе
Откройте нужный документ в кабинете и пригласите коллегу с подходящей ролью. Проверьте возможности совместной работы в своём тарифе.