Как заполнить акт сверки между компаниями: пример по операциям

Определите границы сверки до заполнения

Укажите обе компании, номер договора, период и валюту. Решите, чьи данные находятся слева и что означает положительный остаток. Ниже используется управленческая запись с позиции продавца: долг покупателя положительный, оплаты уменьшают его. Это условность учебного реестра, а не правило знака для каждой бухгалтерской программы.

Проверьте начальный остаток на день перед началом периода. Если прошлый акт не согласован, не переносите его цифру как бесспорную: приложите расшифровку и пометьте, что требует уточнения. Не смешивайте операции разных договоров и валют только потому, что контрагент один.

Заполненный пример с расчётом остатка

Вымышленные стороны сверяют один договор за октябрь. Начальный долг покупателя — 30 000 ₽. Начисление в этой таблице означает сумму по документу об исполнении, включённую сторонами в сверку; дата и основание учитываются по фактическим документам.

Проверка: 30 000 + 100 000 + 60 000 − 80 000 − 70 000 = 40 000 ₽. Отдельно сравните обороты: 160 000 ₽ поставок и 150 000 ₽ платежей. Совпадение только итоговых 40 000 ₽ недостаточно: две встречные ошибки могут взаимно компенсироваться.

Чем подтвердить каждую строку

• Для поставки — документ передачи с номером, датой, суммой и привязкой к договору.
• Для услуг — документ об исполнении и согласованный период, а при споре также замечания заказчика.
• Для оплаты — сведения об исполненном платеже, получатель, сумма и назначение.
• Для возврата или корректировки — отдельный документ-основание и связь с исходной операцией.

Не включайте один платёж дважды: например, как строку банковской выписки и как ручную корректировку. Не подменяйте документ об исполнении счётом на оплату только потому, что суммы совпадают. Сначала выясните назначение каждого документа в вашей сделке.

Как отправить сверку контрагенту

Приложите редактируемую таблицу и перечислите спорные строки. Учебное сопроводительное сообщение: «Направляем сверку за октябрь по договору № 12. По нашим данным, остаток в пользу поставщика — 40 000 ₽. Просим сверить операции и сообщить расхождения с номерами подтверждающих документов». Если долг оспаривается, не называйте его уже согласованным.

Проверьте, кто вправе подписать итоговый документ. Сохраните версии обеих сторон, ответы и согласованную таблицу. Акт сверки не заменяет документы о фактической поставке или оказанных услугах. Перед использованием в споре его значение оценивают вместе с ними.

Для собственной арифметики откройте бесплатную таблицу сверки. Если суммы расходятся, переходите к реестру расхождений, а не меняйте конечный итог вручную.