Расчёты и сверка · Для компаний
Расхождения в акте сверки: как найти причину и согласовать исправление
Таблица расхождений по оплатам, поставкам и корректировкам. Пример разницы в 20 000 ₽, порядок проверки и письмо контрагенту без подмены первичных документов.
Сравнивайте начальное сальдо и строки операций, а не только итог. Для каждого расхождения укажите документ, сумму у обеих сторон, причину и ответственного за проверку.
В этом материале
Сначала приведите обе сверки к одной основе
До поиска ошибок сравните договор, период, валюту, подразделение и сторону расчёта. Покупатель и поставщик могут одинаковую задолженность показывать в противоположных колонках. Если один акт заканчивается 30 сентября, а другой 1 октября, одинакового итога ждать нельзя до проверки операции на границе периода.
Зафиксируйте исходные версии. Рабочую копию используйте для комментариев, а не для незаметного исправления полученного файла. Сумма в колонке контрагента должна показывать его данные; рядом поставьте подтверждённую разницу и статус: «проверяем», «согласовано», «оспаривается».
Пример: откуда возникла разница 20 000 ₽
Вымышленный пример с позиции поставщика: у него долг покупателя 90 000 ₽, у покупателя — 70 000 ₽. Обе стороны выбрали один договор и период. После проверки обнаружены три отличия; влияние указано на итог поставщика относительно покупателя.
| Строка | Что различается | Влияние на разницу, ₽ | Как проверить |
|---|---|---|---|
| Платёж № 41 | У поставщика отсутствует оплата 30 000 ₽ | +30 000 | Выписка, получатель и назначение платежа |
| Накладная № 16 | У покупателя дважды включена сумма 20 000 ₽ | −20 000 | Оригинал, номер и отсутствие второй поставки |
| Корректировка № 4 | У поставщика нет уменьшения на 10 000 ₽ | +10 000 | Дата, основание и принадлежность периоду |
| Итого | 30 000 − 20 000 + 10 000 | +20 000 | Совпадает с разницей 90 000 − 70 000 |
Если все три причины подтвердятся, поставщик уменьшит свой расчёт до 50 000 ₽, а покупатель уберёт двойное начисление и также получит 50 000 ₽. Это иллюстрация сверки: порядок исправления учётных записей определяет бухгалтер по фактическим основаниям.
Какие причины проверять в первую очередь
- Нет платежа: сверить банковское исполнение, получателя и договор в назначении.
- Один документ повторяется: проверить номер вместе с датой, суммой и типом операции.
- Разные даты: установить, отражена ли операция в соседнем периоде.
- Возврат или скидка: найти согласованное основание и корректирующий документ.
- Разные начальные остатки: расшифровать предыдущий период отдельно, не маскировать разницу текущими операциями.
Одинаковая сумма не означает одинаковую операцию. Два платежа по 50 000 ₽ могли относиться к разным договорам. Используйте связку из номера, даты, суммы, назначения и подтверждающего документа. Неразобранные строки оставляйте видимыми до ответа ответственного.
Как ответить на акт с расхождениями
Учебная формулировка: «По акту за октябрь по договору № 12 выявлены расхождения, перечисленные в приложении. Просим проверить платёж № 41, накладную № 16 и корректировку № 4. Приложены подтверждения по указанным строкам. До согласования расхождений итоговую сумму не подтверждаем». Уточните текст под фактическую позицию компании.
После ответа обновите статусы строк и заново рассчитайте остаток. Не ограничивайтесь письмом «сальдо согласовано», если документы и операции остались противоречивыми. Сохраните итоговую версию рядом с первоначальным актом и подтверждениями: это поможет следующей ежемесячной сверке.
При работе по нескольким основаниям сначала разделите расчёты по договорам. Для одного рублёвого реестра можно использовать инструмент сверки.
Учебные файлы
Учебный реестр трёх расхождений: пропущенная оплата, двойное начисление и документ вне периода. CSV можно дополнить своими строками; он не исправляет записи в учётной системе.
Заполненная таблица — CSV ↓Разбор и рабочие формулировки — TXT ↓Продолжите работу над договором вместе
Откройте нужный документ в кабинете и пригласите коллегу с подходящей ролью. Проверьте возможности совместной работы в своём тарифе.