Сверка с поставщиком · Для компаний
Поставщик не подписывает акт сверки: как найти расхождение в расчётах
Как сверять поставки и платежи без ответа на общий акт: строки расхождений, документы и назначение платежа. Пример вопроса по спорной поставке.
Разделите отсутствие ответа, спор об одной операции и спор о полномочиях подписанта. Обычный акт сверки не заменяет документы поставки и платежей. Вместо повторной отправки общей суммы задайте вопросы по конкретным строкам.
В этом материале
Выясните причину, а не только добивайтесь подписи
Попросите указать период, договор, валюту и начальный остаток, которые использует поставщик. Разница может возникнуть из-за иной даты отражения, неподтверждённой поставки, возврата или распределения платежа. Проверьте также, дошёл ли акт до сотрудника с нужными полномочиями.
Молчание в ответ на обычный акт сверки не следует объявлять признанием всей суммы. Значение подписанного документа зависит от его содержания, полномочий и обстоятельств. Долг и его срок проверяют по основаниям обязательства и документам исполнения; один итоговый баланс не объясняет каждую операцию.
Пример: расхождение вызвано одной отгрузкой
| Операция | По данным покупателя, ₽ | По данным поставщика, ₽ | Вопрос для сверки |
|---|---|---|---|
| Принятая поставка A | 100 000 | 100 000 | Расхождения нет |
| Заявленная поставка B | 0 | 30 000 | Запросить подтверждение передачи B |
| Оплата | 80 000 | 80 000 | Проверить одинаковое назначение |
| Остаток к оплате по каждой версии | 20 000 | 50 000 | Разница 30 000 ₽ относится к B |
Две версии баланса не дают двух долгов. До подтверждения B спор относится к конкретной отгрузке. Не делите разницу пополам и не списывайте её только ради совпадения актов.
Отправьте перечень вопросов с документами
Пример: «По сверке за [период] совпадают поставка A и платёж. Расхождение 30 000 ₽ связано с отражённой у вас поставкой B, подтверждение передачи которой у нас отсутствует. Просим направить документ передачи и сведения о получателе либо скорректированную сверку. Наши подтверждающие документы прилагаем». Если товар фактически получен, не отрицайте это только из-за отсутствия копии в папке.
Для частично признанных операций сохраните отметку о согласовании, а для спорных — вопрос и ответственного. Не заставляйте контрагента подписывать документ с неясной оговоркой «все обязательства прекращены», если нужен лишь обмен данными учёта.
Отдельно решите вопрос требования оплаты
- Проверьте первичные документы и фактическое исполнение по спорным строкам.
- После ответа обновите сверку с датой и сохранением прежней версии.
- Если нужен зачёт или соглашение о долге, оформите именно это действие с проверкой условий.
Открытая сверка Договорика помогает обнаружить арифметическое расхождение. Она не подтверждает исполнение поставки, признание долга или юридическую силу подписи.
Учебные файлы
Сверка трёх операций, где расхождение 30 000 ₽ связано с одной спорной отгрузкой. CSV содержит заполненный пример, TXT — пояснения и рабочее сообщение. Данные вымышлены. Таблица не подтверждает долг и не заменяет документы вашей сделки.
Таблица примера — CSV ↓Разбор и пример сообщения — TXT ↓Источники
Проверьте условия своей сделки
Укажите сторону договора и важные для вас условия. Разберите замечания и предложенные редакции перед согласованием.