Документы поставки · Для компаний
Поставлен товар без документов: как запросить паспорт и другие материалы
Какие документы относятся к товару, как связать их с партией и назначить срок передачи. Пример реестра недостающих паспортов, инструкций и документов.
Составьте перечень недостающих документов и укажите основание для каждого: закон или условие договора. Отсутствие паспорта изделия и ошибка в бухгалтерском документе требуют разной оценки; не объявляйте весь товар непоставленным автоматически.
В этом материале
Установите, какие документы обязаны передать
По статье 456 ГК РФ, если договором не предусмотрено иное, вместе с товаром передают предусмотренные законом, иными правовыми актами или договором принадлежности и относящиеся к нему документы. Проверьте обязательность конкретного паспорта, инструкции или подтверждения соответствия именно для вашего товара. Универсального набора для любой поставки нет.
Отдельно рассмотрите накладную, УПД и счёт-фактуру: требования к оформлению расчётов и учёта нельзя без проверки приравнять к отсутствию технической документации по статье 464. Если без инструкции нельзя безопасно использовать оборудование, зафиксируйте это ограничение и не заменяйте инструкцию неподтверждённым файлом из интернета.
Пример: восемь насосов и неполный пакет документов
| Документ | Основание в учебной сделке | Что отсутствует | Как проверить получение |
|---|---|---|---|
| Индивидуальный паспорт | Пункт 3 спецификации | Паспорта насосов N-07 и N-08 | Совпадают модель и серийный номер |
| Инструкция по эксплуатации | Перечень документации в договоре | Файл согласованной редакции | Читаемый файл для поставленной модификации |
| Подтверждение соответствия | Применимые требования к оборудованию | Сведения для проверки документа | Проверка применимости и действительности в соответствующем реестре |
| Документ передачи | Оформление фактической поставки | Исправление ошибки в названии модели | Связь с партией и корректные реквизиты |
Последняя строка выделена отдельно: ошибка в названии не доказывает отсутствие самого товара. И наоборот, подписанный УПД не подтверждает передачу всех технических файлов.
Назначьте срок и сохраните доказательство запроса
Статья 464 позволяет назначить разумный срок для передачи относящихся к товару принадлежностей или документов. Если они не переданы в этот срок, предусмотрен отказ от товара, если договор не устанавливает иное. Перед таким отказом проверьте применимость нормы и условия своей сделки; это не автоматическая отмена после первого письма.
Пример: «Просим передать документы по приложенному реестру к партии № 8 в срок [дата с обоснованием]. По насосам N-07 и N-08 необходимы индивидуальные паспорта, по всей модификации — инструкция редакции [номер]. Просим направить файлы через [согласованный канал] и указать порядок передачи оригиналов, если они предусмотрены». Не запрашивайте оригинал там, где допустим и согласован электронный формат.
Проверяйте содержание, а не только наличие вложения
- Сопоставьте модель, заводской номер, дату и редакцию документа.
- Отметьте, каким документом закрыта каждая строка реестра; сохраните полученный файл.
- Для следующей поставки включите перечень, формат и момент передачи документов в условия договора.
Проверка договора в Договорике помогает найти пробелы в согласованном перечне. Она не заменяет проверку подлинности сертификата или техническую оценку оборудования.
Учебные файлы
Реестр документов к восьми насосам: паспорта, инструкция и подтверждение соответствия. CSV — заполненная рабочая таблица, TXT — пояснения и пример сообщения. Данные вымышлены; документы своей сделки и применимые правила нужно проверить отдельно.
Таблица примера — CSV ↓Разбор и пример сообщения — TXT ↓Источники
Проверьте условия своей сделки
Укажите сторону договора и важные для вас условия. Разберите замечания и предложенные редакции перед согласованием.