Исправление документов · Для компаний
Ошибка в акте услуг: как согласовать исправление и сохранить историю
Как компании исправить период, количество или реквизиты в акте услуг: различие ошибки и изменения сделки, реестр исправлений и передача в бухгалтерию. Учебный пример.
Сначала выясните, ошибочно записан уже состоявшийся факт или стороны меняют условия сделки. Не заменяйте подписанный файл незаметно: сохраните исходник и согласуйте способ исправления с бухгалтерией и контрагентом.
В этом материале
Ошибка, новая цена или спор об объёме
Если фактически проведено восемь консультаций, а в акт по ошибке перенесено десять, нужно исправить отражение факта. Если десять консультаций проведены, но стороны позже согласовали скидку, это другая ситуация. Если заказчик признаёт только восемь, а исполнитель настаивает на десяти, сначала разрешают расхождение, а не называют позицию одной стороны опечаткой.
Для первичного учётного документа статья 9 закона № 402-ФЗ предусматривает требования к исправлению, включая его дату и подписи составивших документ лиц с идентифицирующими реквизитами, с учётом установленных законом исключений. Конкретный способ для бумажного документа, ЭДО или УПД проверяйте с бухгалтерией; этот разбор не заменяет правила исправления счетов-фактур.
Пример реестра обнаруженных ошибок
Вымышленный акт А-17 ещё сверяют стороны. Журнал консультаций подтверждает восемь встреч по 3 000 ₽, но в проект попала строка на десять. Исправленный итог в примере — 24 000 ₽ вместо 30 000 ₽. Это не согласование скидки.
| Поле | В исходной записи | Подтверждённое значение | Основание |
|---|---|---|---|
| Количество консультаций | 10 | 8 | Журнал проведённых встреч |
| Цена единицы, ₽ | 3000 | 3000 | Заказ без изменения цены |
| Стоимость, ₽ | 30000 | 24000 | 8 × 3000 |
| Период | Сентябрь | Октябрь | Даты восьми встреч |
| Разница, ₽ | 6000 | Не отдельная скидка | Исправление ошибочного количества |
До отправки проверьте статус исходного акта: черновик можно согласовать заново, а для уже подписанного и отражённого в учёте документа нужен соответствующий порядок исправления. Не выдавайте этот рабочий реестр за исправленный первичный документ.
Как не потерять исходную редакцию
Сохраните исходный номер, дату и файл, перечень исправляемых полей, подтверждения и ответственного. У новой версии должна быть понятная связь с исходником. Не переносите старую подпись картинкой на новый текст и не удаляйте исходный файл из истории после согласования.
Заготовка сообщения: «В акте [номер, дата] обнаружено расхождение: [поле, было, должно быть]. Основание — [документ]. Просим согласовать исправление и порядок обмена с учётом статуса подписания. Остальные позиции проверены: [перечень]». Если меняется сумма, явно покажите разницу и её влияние на расчёты.
Кому передать согласованное исправление
Передайте комплект ответственным за учёт и оплату с отметкой, какую версию использовать дальше. Если уже перечислена неверная сумма, отдельно согласуйте возврат или зачёт; новое значение в файле само по себе не перемещает деньги. Проверьте связанные отчёты и счета, чтобы ошибка не повторилась в следующем периоде.
Учебные файлы
Вымышленный B2B-пример для адаптации. Таблица не является подписанным актом или бухгалтерским документом. CSV содержит значения без формул; после замены данных проверьте расчёты и условия своего договора.
Рабочая таблица с примером · CSV ↓Разбор и заготовка сообщения · TXT ↓Источники
Проверьте условия своей сделки
Укажите сторону договора и важные для вас условия. Разберите замечания и предложенные редакции перед согласованием.