Исполнение и оплата · Для компаний
Закрывающие документы по договору услуг: комплект за месяц
Как связать договор, отчёт, акт, сумму и подтверждение передачи. Таблица для агентств и консультантов, проверка реквизитов и порядок подготовки следующего периода.
В этом материале
Начните с договора и фактически выполненных услуг
«Закрывающие документы» — рабочее название комплекта, которым компании оформляют исполнение за период. Его состав зависит от вида услуг, договора, учётных правил и налоговой ситуации. Один одинаковый набор для всех компаний здесь не подходит.
Для ежемесячного сопровождения сначала ответьте на четыре вопроса: какой период закрываем, какие услуги оказаны, чем подтверждён объём и какая сумма относится именно к нему. Не копируйте прошлый акт с заменой месяца, пока не сверили изменения задания, паузы и дополнительные услуги.
Какие документы выполняют разные задачи
| Документ или материал | Для чего нужен | Что сверить |
|---|---|---|
| Договор и действующее задание | Определяют согласованный объём и порядок работы | Номер версии, период, приложения и изменения |
| Отчёт об услугах | Раскрывает выполненные действия и переданные материалы | Связь строк с заданием, даты, рабочие подтверждения |
| Акт или применимый первичный документ | Оформляет соответствующий факт исполнения | Содержание, объём, сумма, реквизиты и подписи |
| Счёт на оплату, если используется | Передаёт данные для расчёта | Плательщик, сумма, аванс, основание платежа |
| Счёт-фактура или УПД, когда применимо | Решает задачи налогового учёта и документооборота | Необходимость и формат с бухгалтерией |
| Подтверждение передачи | Помогает восстановить историю приёмки | Кому, когда, каким каналом и что отправлено |
Счёт на оплату сам по себе не описывает фактический объём исполнения. Отчёт полезен для проверки работ, но его наличие не освобождает от проверки требований к первичному документу. Состав комплекта согласуйте с бухгалтерией и условиями сделки.
Что проверить в акте перед отправкой
Статья 9 закона № 402-ФЗ требует оформлять факты хозяйственной жизни первичными документами и устанавливает обязательные реквизиты. В том числе проверяются название и дата документа, составитель, содержание, измерение факта, ответственные лица и их подписи. Документ не должен оформлять вымышленные операции.
- Услуга и период совпадают с договором и отчётом.
- Сумма не включает несогласованные дополнительные работы.
- Разделены вознаграждение и расходы, которые подтверждаются отдельно.
- Верно учтены ранее оформленные этапы: один объём не заявлен дважды.
- Есть ссылки на нужное задание и согласованные изменения.
- Уполномоченные лица, реквизиты и порядок подписания проверены.
С 2026 года отмена отдельных утверждённых XML-форматов актов и накладных не означает запрет всех бумажных актов или неформализованных электронных документов. ФНС отдельно разъяснила эту разницу. Для обмена через ЭДО уточните поддерживаемый формат и подпись у своей бухгалтерии и оператора; файл DOCX из редактора сам по себе не является подписанным электронным первичным документом.
Пример комплекта для маркетингового агентства
Учебный месяц: ведение двух кампаний, четыре согласованных материала, еженедельная корректировка настроек. Пятая публикация обсуждалась отдельно, но её цена ещё не согласована. В комплект закрытия нужно переносить подтверждённые факты, сохраняя отдельный вопрос по дополнительной задаче.
| Строка задания | Подтверждение за месяц | Что перенести в акт |
|---|---|---|
| Ведение двух кампаний | Отчёт с перечнем кампаний и периодом | Услуга и согласованный объём периода |
| Четыре материала | Список согласованных файлов и даты передачи | Фактически переданные материалы в пределах задания |
| Дополнительная публикация | Запрос и обсуждение цены | Сначала определить основание, не включать неподтверждённую сумму |
Сохраните подписанный комплект и рабочие подтверждения рядом с договором. В следующем месяце используйте прошлую структуру как подсказку, а не как доказательство нового исполнения.
Подготовьте проект акта по своему договору
В кабинете можно открыть исходный договор и выбрать «Акт за период» либо выбрать договор в деле. В брифе укажите период, фактический перечень услуг, сумму и спорные позиции. При переходе из этой статьи сначала откроется подготовка акта: сведения нужно внести самостоятельно, генерация не запускается автоматически.
Проверьте проект в редакторе и выгрузите DOCX для согласования. Договорик помогает подготовить текст акта; отправка через оператора ЭДО, подписание и ведение бухгалтерского учёта выполняются в соответствующих системах. Если заказчик задерживает подпись, используйте разбор порядка приёмки, прежде чем объявлять задолженность.
Источники
Подготовьте акт за свой период
Укажите договор, период, фактически оказанные услуги и сумму. Проверьте проект перед согласованием и выгрузкой.